ТИПЫ ДОКУМЕНТОВ

Описание типов документов и правомерность использования электронных документов

Ежедневно торговые сети, дистрибьюторы, логистические компании, промышленные предприятия обмениваются большим количеством информации, сопровождающей поставки. Подготовка, пересылка, получение, обработка и хранение всего это массива данных отнимает значительные ресурсы предприятий, что приводит к дополнительным операционным расходам и рискам совершить ошибки.


Однако, EDI-технологии позволяют автоматизировать передачу информации и перевести весь процесс обмена документами в цепочках поставок в электронный вид. Для каждого бизнес-процесса существует отдельный вид EDI-сообщений. Их можно внедрять на предприятии как комплексно, так и в отдельности.


Каталог товаров (PRODCAT) – поставщик отправляет покупателю каталог товаров с указанием цен. В таком документе содержится самая оперативная и актуальная информация. Благодаря интеграции учётной системой с EDI платформой, отдел закупок компании-покупателя получает доступ к данным об изменениях ассортимента и цен на товары. Для приобретения очередной партии товара будет достаточно лишь отправить поставщику электронный заказ, выбрав нужные позиции в своей учётной системе.


Каталог цен (PRICAT) – используется для передачи деловым партнёрам коммерческой информации о товарах, в первую очередь, об актуальных ценах. При интеграции учётной системы с платформой электронного документооборота Edisoft цены автоматически будут синхронизироваться и проверяться на актуальность, что снизит количество ошибочных заказов.


Заказ на поставку товара (ORDERS) – компания-покупатель отправляет поставщику сообщение с перечнем товара, который она планирует приобрести. В нём содержатся: дата и время поставки, адрес, ссылки на договор, цены, количество товара и другая необходимая информация. Покупатель избавляет себя от рутинных процессов. Количество ошибок снижается, а последующие процессы в цепях поставок ускоряются.  Поставщик, в свою очередь, гарантированно получает документы от многих клиентов в единой форме и оптимизирует процессы обработки заявок.


Подтверждение заказа (ORDRSP) – поставщик отправляет покупателю ответ на его заказ, отмечая своё согласие на сделку и указывая, насколько точно может быть выполнен заказ. Здесь также может указываться изменение цен на выбранный покупателем товар. Покупатель заранее получает подтверждение цен и количества товара от поставщика, может планировать состояние своего товарного запаса. Поставщик в это время бронирует на своём складе товар под поставку.

Уведомление об отгрузке (DESADV) – одновременно с отгрузкой поставщик отправляет покупателю уведомление. Оно помогает упростить и ускорить процесс приёмки товара, поскольку содержит детальную информацию о грузе – номера контейнеров, иерархию упаковок с указанием их типов, штрих-кодов и содержимого, а также физическими характеристиками товара. Компания-покупатель может использовать при приёмке RFID-сканеры и порядковые номера транспортной упаковки (SSCC), что ускорит саму приёмку и избавит от ошибок.

Уведомление об отгрузке алкогольной продукции (ALCDES) – специальный вид уведомлений для поставщиков алкоголя, позволяющий упростить и автоматизировать процесс декларирования. Поставщик высылает сообщение об отгрузке продукции совместно с сообщением DESADV, либо спустя определённый интервал. Использование ALCDES даёт возможность:

  1. Обеспечить контроль заполнения обязательных полей в документах поставщиков алкоголя и не задерживать отправку DESADV.

  2. Разграничить ответственных лиц за подготовку и отправку DESADV и ALCDES на стороне поставщика.

  3. Разделить очереди обработки документов на стороне торговой сети.

Уведомление о приёмке (RECADV) – когда покупатель производит приёмку товара от поставщика, он отправляет ему ответное уведомление о фактически полученном и доставленном товаре. Например, быстрое уведомление поставщика позволяет ему скорее сформировать новые счета-фактуры, если при приёмке произошло расхождение, что ускорит оплату.


Уведомление о возврате (RETANN) – отправляется покупателем при возврате товара поставщику по какой-либо причине. Сообщение содержит в себе характеристики товара, планируемого к возврату, а также сроки и причину – брак, некондиция, просрочка, пересортица.

 

Уведомления об отгрузке и приёмке возврата товара (RETDES и RETREC) – этими сообщениями покупатель и продавец обмениваются в случае отправки и получения товара, предназначенного для возврата.


Данные сообщения, переданные через платформу Edisoft, позволяют оперативно получить информацию о «проблемной» продукции, подлежащей возврату, а также быстро отправить подтверждение или отклонение возврата, минуя телефонные переговоры и переписку. Это ускоряет процесс сверки бухгалтерских балансов и минимизирует риски потерь товара.


Сообщение «Счёт-фактура» (INVOIC) – содержит в себе данные для автоматического формирования электронного счёта-фактуры в формате ФНС, который будет обладать юридической значимостью при использовании электронной подписи. Поставщик высылает счёт-фактуру покупателю в качестве требования к оплате продукции на заранее согласованных условиях.

 

Акт сверки взаиморасчётов (COACSU) – обмен EDI-сообщениями между бухгалтериями поставщика и покупателя, которые содержат расчёты организаций за определённый срок.

Отчёт по продажам (SPSRPT) – содержит информацию о продажах в определённой торговой точке.

Отчёт по инвентаризации (INVRPT) – в нём находится информация по проведённой инвентаризации – изменения в качестве, списания и т. д.


Информация о контрагенте (PARTIN) – сообщение содержит в себе данные о местах доставки товара и о самой компании. Как правило,отправляется одним участником электронного обмена данными другому для информирования об изменениях в составе точек доставки, реквизитов организации и т. п.

Инструкция по отгрузке (INSDES) – передаётся поставщиком или покупателем другой стороне, либо логистической компании в качестве руководства по осуществлению процесса отгрузки или получения товара на определённых условиях.

График поставок (DELFOR) – отсылается покупателем в адрес поставщика для согласования потребности в определённой продукции. Сообщение передаёт план поставок в двух основных разрезах – по товару и по месту его доставки.

 

Консолидированный заказ на короткий период (DELJIT) – документ, который широко используется в машиностроении. Необходим для случаев, если заказ делается сразу на неделю или на месяц с уточнением точного количества товара и времени доставки.

 

План заказов на длительный период (DELFOR) – используется для планирования поставок на длительный срок, чтобы производители (например, комплектующих для автомобилей) могли заранее адаптировать свои мощности и ресурсы под будущие заказы, доставить продукцию без срывов сроков и в необходимом количестве.


Отчёт о доставке и получении контейнеров (CODECO) – подтверждает факты отгрузки и приёмки грузовых контейнеров в логистических цепочках. В сообщении присутствуют данные от терминалов, обработанные в едином формате. Отчёт, как правило, поступает напрямую в учётную систему ком-
пании, что экономит время, операционные расходы и защищает от возможных ошибок.

 

Каталог точек доставки (DELCAT) – используется для информирования поставщиков об актуальных адресах покупателя – магазинах, складах, распределительных центрах. Чаще всего этот вид EDI-сообщений передаётся торговыми сетями своим контрагентам.
Каталог постоянно обновляется прямо на платформе электронного документооборота Edisoft, что удобно для автоматической подстановки добавочных данных. Например, поставщик, выбирает точку доставки на
платформе по адресу или коду, а платформа добавляет всю сопутствующую информацию – почтовый адрес, код региона и т. д. Это даёт возможность минимизировать ручной труд и упростить интеграцию, поскольку поставщики не всегда ведут учёт всех полей в ERP.

 

Каталог партнёров/контрагентов (LOCCAT) – используется компаниями, которым необходимо реализовать какие-либо бизнес-процессы по отношению к своим контрагентам. Это может быть разграничение работы пользователей в веб-интерфейсе платформы Edisoft по группам контрагентов, или же инструмент для подстановки мастер-данных по поставщикам.

Запрос информации о товаре (PRODAT) – с помощью этого сообщения можно обратиться к общей базе данных с товарами и получить информацию по какому-либо критерию.



 

ПРАВОВАЯ ОСНОВА

На территории Казахстана действует ряд нормативно-правовых актов, которые регулируют правоотношения в этой сфере, правовой статус электронных документов и процесс взаимодействия с Комитетом Государственных Доходов МФ РК.

  1. Об утверждении Правил документооборота счетов-фактур, выписываемых в электронной форме

    Приказ Министра финансов Республики Казахстан от 9 февраля 2015 года № 77. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 13 марта 2015 года № 10423

  2. Об электронном документе и электронной цифровой подписи

    Закон Республики Казахстан от 7 января 2003 года N 370

  3. Об утверждении правил Электронного документооборота

    Постановление Правительства Республики Казахстан от 17 апреля 2004 года N 430

Согласно данным НПА нет нужды в хранении бумажных версий документов, так как электронный документ, соответствующий и удостоверенный посредством электронной цифровой подписи равнозначен подписанному документу на бумажном носителе (статья 7 закона Об электронном документообороте).

 

Согласно пунктам 1 и 3 статьи 59 Налогового кодекса учётная документация составляется на бумажном и (или) электронном носителях и представляется налоговым органам при проведении проверки.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

© 2016 ТОО "Керемет IT"

Казахстан, Астана

info@keremet.com                   

  • Facebook Basic Black
  • Twitter Basic Black
  • Black LinkedIn Icon